interior of a Congress Palace, auditorium in Lugano

Los encuentros en eventos y exposiciones son una de las mejores formas de relacionarse e influir en ejecutivos decisorios, para después cerrar negocios. Pero la inversión en un evento puede resultar elevada.

Para cualquier tipo de convocatoria de eventos TIC o otras, debemos tener en cuenta algunas variables, que en su momento se pueden convertir en cosas negativas, pero que al mismo tiempo podemos sacar provecho de ellas.

Lanzamiento

Normalmente a este tema casi no le dedicamos mucho tiempo debido a que es una de las últimas cosas que se realizan al lanzar un producto y es donde deben tener más cuidado porque de esto depende las ventas, clientes y cierres.

Existen empresas de Telemarketing de eventos TIC como por ejemplo DRV Sistemas que realiza convocatoria a eventos de tecnología.

Logistica

Hay que tener en cuenta cuantas personas van a asistir y cuantas pueden llegar adicionales, siempre es mejor que sobre y no que falte, hay que medirse en gastos pero no quedar mal ante los clientes que asisten. Dentro de los aspectos que se deben tener en cuenta esta la comida, las bebidas, las sillas, las mesas, el sitio que sea lo suficientemente espacioso para la comodidad de los asistentes, si es al aire libre o cerrado, parking  y demás. Los proveedores también juegan un papel importante. Un buen contacto, responsable y cumplidor ante las necesidades del evento.

Convocatoria de medios

Si el evento desea tener trascendencia que sea visto por muchas personas entonces se debe invitar a medios masivos, de lo contrario seria un evento privado.

Un evento sin invitados no es un evento

Presupuesto

El manejo del presupuesto es súper importante porque a la hora de ejecutarlo pueden hacer falta cosas que no se incluyeron en el, por esta razón siempre debe incluirse en alguna parte los IMPREVISTOS, costo adicional que puede llegar a cubrir las cosas de ultimo momentos, esto para que todo salga bien.

Plan B

Tener un plan paralelo al inicial o al aprobado porque si algún detalle falta, tener algo para improvisar y no dejar que nada salga mal, es tener otra buena idea  que ayude a que todo este bien.

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